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Mit den GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff”) hat der Gesetzgeber einheitliche Vorschriften für die korrekte elektronische Buchhaltung und Datenverarbeitung geschaffen.
Die Vorschrift gilt für Unternehmen und Selbstständige, die eine Bilanz aufstellen oder mit der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) arbeiten, sowie für alle übrigen Unternehmen, die der Buchhaltungs- und Aufbewahrungspflicht über ein IT-gestütztes System nachkommen möchten. Somit sind neben der doppelten Buchführung auch sonstige Aufzeichnungen zu steuerlich relevanten Daten betroffen.
Was sind die Vorteile der digitalen Buchhaltung?
Bei der digitalen Buchhaltung schafft der Steuerberater eine win-win-Situation, von der die Kanzlei genauso profitiert wie der Mandant. Die Papierbelege (Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kasse, Bank) werden eingescannt und z.B. im DATEV Unternehmen online gespeichert. Beim Buchen greift die Kanzlei auf die digitalen Belege zu, ein Buchungsvorschlag wird generiert und der Buchungssatz ist mit dem digitalen Belegbild verbunden. Die digitale Buchführung optimiert im Ergebnis die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und dem Mandanten und bietet auch weitere Mehrwerte.
Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung?
Die Digitalisierung revolutioniert die gesamte Wertschöpfungskette und zwingt Unternehmen, diese komplett zu überdenken. Gleichzeitig werden auch neue Service- und Geschäftsmodelle möglich. Das Voranschreiten der Digitalisierung zwingt alle Unternehmen dazu, die Kunden- und Geschäftsbedürfnisse zu verstehen und daraus bedarfsorientierte Produkte zu entwickeln. Diese müssen den digitalen Kommunikationskanälen des Kunden entsprechen und ihm einen Nutzen beziehungsweise einen Mehrwert bieten.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung?
Die Digitalisierung erleichtert unser Leben von Grund auf. Wir können Daten ganz einfach verschicken, aufbewahren, von verschiedenen Orten aus bearbeiten. Papier wird nicht nur gespart, sondern kann auch zugleich nicht mehr verlorengehen. Die Welt wird globaler, wir immer flexibler und damit haben sich auch unsere Arbeitsbedingungen stark verändert. Viele Firmen lassen ihre Mitarbeiter von Zuhause oder aus dem Ausland arbeiten – ein Umstand, der früher in den meisten Fällen absolut nicht denkbar gewesen wäre. Man kann mit mehreren Menschen an einem Dokument arbeiten, per Email und über das Internet kommunizieren.
Welche Gefahren bestehen, wenn Unternehmen die Digitalisierung verschlafen?
Die führenden innovativen Unternehmen integrieren bereits heute digitale Technologien in ihre bestehenden Geschäftsmodelle. Ein überwiegender Teil aller Unternehmen muss einen schnellen und effizienten Weg finden, sich neu zu justieren und Bestandsmodelle sehr kurzfristig digital zu transformieren. Denn High-Tech Unternehmen fassen immer stärker in traditionellen Märkten und Branchen wie Handel, Telekommunikation, Gesundheits- oder Finanzwesen Fuß, so dass Branchengrenzen verschwimmen und bislang unbekannte Wettbewerber und Märkte entstehen.
Die Einführung digitaler Prozesse in der Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater hat dazu geführt, dass wir deutlich schneller geworden sind. Die eingeführten Systeme vereinen die für unser Rechnungswesen anfallenden Tätigkeiten optimal miteinander, so dass wir für die Rechnungserstellung, die Verarbeitung der Belege in digitaler Form, den Zahlungsverkehr sowie den Abruf der Auswertungen nur noch ein System bedienen müssen.
Max Schmallenbach
Managing Partner, future/works GbR
Die Initiative Aachen digitalisiert! schmiedet eine Koalition aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik, um eine „Aachen Area“ als digitales Innovationsland zu schaffen. Dazu wurde der Verein digitalHUB Aachen e.V. gegründet, dessen Ziel die nachhaltige Stärkung der Zukunftsfähigkeit der Region sowie der Förderung und Befähigung der Digitalisierung der Wirtschaft ist. Als Gründungsmitglied unterstützen wir diese Initiative und profitieren von der Kompetenz des Digital Hubs und seines Netzwerkes.
Der HUB bietet konkrete Hilfe bei der Digitalisierung, der Ergänzung und Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle und somit Verbesserung der Geschäftssituation, durch dauerhaftes Matching zwischen Usern und Enablern mit Leistungen vom Digitalisierungscheck bis zu gemeinsamen Innovationsprojekten.
